1. Wie is verantwoordelijk?
Deze privacyverklaring gaat over je bezoek aan www.premiumtabakshop.nl, contact met onze winkel en onze eigen bedrijfsadministratie. Premium Tabakshop is de publieksnaam van De Heurne Tabakshop, een eenmanszaak, ingeschreven bij de Kamer van Koophandel onder nummer 99341042. Voor deze verwerkingen is De Heurne Tabakshop de verwerkingsverantwoordelijke in de zin van de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG).
Je kunt ons bereiken op De Heurne 69, 7511 GS Enschede, via info@premiumtabakshop.nl of telefonisch op 06 5545 4057. Richt een privacyvraag aan de ondernemer. Voor de verwerking binnen de PostNL-diensten gelden de rollen die we hieronder bij ‘Gegevens bij het PostNL-punt’ uitleggen.
2. Als je contact met ons opneemt
Bij een bericht via het formulier ontvangen we je naam, e-mailadres, onderwerp en bericht. Mail je rechtstreeks of bel je, dan verwerken we de gegevens die je zelf verstrekt, zoals je telefoonnummer en informatie over je vraag. Bij een klacht kan ook informatie over een aankoop, betaalbewijs of eerdere correspondentie nodig zijn.
We gebruiken dit om je te antwoorden, afspraken na te komen en klachten op te lossen. Voor algemene correspondentie is onze grondslag het gerechtvaardigde belang om bereikbaar te zijn en vragen zorgvuldig af te handelen (artikel 6 lid 1 onder f AVG). We beperken de gegevens tot wat daarvoor nodig is. Gaat het om de uitvoering van een overeenkomst met jou, dan gebruiken we de grondslag overeenkomst (onder b). Voor een wettelijke verplichting, bijvoorbeeld het behandelen van een privacyverzoek, geldt onder c.
Naam, e-mailadres, onderwerp en bericht zijn nodig om het formulier te versturen. Zonder een bereikbaar adres kunnen we niet per e-mail antwoorden. Je kunt ons ook bellen of in de winkel aanspreken. Stuur geen BSN, kopie van je identiteitsbewijs, medische informatie of volledige betaalkaartgegevens mee. Je contactgegevens worden niet automatisch gebruikt voor nieuwsbrieven of reclame.
3. Aankopen en administratie
Als persoonsgegevens nodig zijn voor een aankoop, factuur, betaling of afhandeling van een gebrek, verwerken we alleen de daarvoor relevante naam-, contact-, transactie- en betaalgegevens. De uitvoering van de koopovereenkomst is hiervoor de grondslag. Voor onze fiscale administratie volgen we de wettelijke bewaarplicht. Bij het vaststellen, uitoefenen of verdedigen van een rechtsvordering kunnen we relevante gegevens bewaren op basis van ons gerechtvaardigde belang om onze rechtspositie te beschermen.
Bij de verkoop van tabak controleren we de leeftijd als de wet dat vereist. Een leeftijdscontrole betekent niet dat we voor onze winkeladministratie een kopie van je identiteitsbewijs maken. De controles bij een PostNL-zending hebben een ander doel en kunnen andere gegevens vereisen.
4. Gegevens bij het PostNL-punt
Voor pakketdiensten verwerken we gegevens via de systemen en volgens de instructies van PostNL. PostNL is verantwoordelijk voor de verwerking voor zijn diensten; als pakketpunt voeren we de afgesproken baliehandelingen namens PostNL uit. Het kan daarbij gaan om naam, adres, zendingscode, contactgegevens en een handtekening. Bij afhalen kan PostNL het soort identiteitsbewijs en het documentnummer registreren, zonder BSN of volledige kopie. Voor sommige zendingen geldt een leeftijdscontrole.
Doelen, bewaartermijnen, ontvangers en privacyrechten voor deze gegevens staan in de privacyverklaring van PostNL. Een vraag aan onze winkel buiten dat systeem, bijvoorbeeld over onze service aan de balie, behandelen we volgens deze eigen verklaring. Stuur geen identiteitsdocumenten via ons contactformulier.
5. Website en beveiliging
Wanneer je een website bezoekt, worden technische gegevens zoals je IP-adres, het opgevraagde adres, datum en tijd en gegevens over browser en apparaat gebruikt om de pagina te leveren. Hosting- en beveiligingsdiensten kunnen deze gegevens in technische logs opnemen. We gebruiken zulke informatie voor het functioneren en beveiligen van de website en voor onderzoek naar storingen of misbruik. De grondslag is ons gerechtvaardigde belang bij een beschikbare en veilige website.
Het contactformulier beperkt spam met tijdelijk geldige codes, een onzichtbaar controleveld en een limiet op inzendingen. Daarvoor gebruikt het een met een geheime sleutel afgeleide code van het IP-adres en een code van het e-mailadres en bericht. Het formulier bewaart het onbewerkte IP-adres niet in deze spamregistratie. Het slaat de berichttekst niet op als inzending in de WordPress-database; berichten komen per e-mail binnen.
6. Hoe lang we gegevens bewaren
- Algemene vragen: tot maximaal 6 maanden nadat de vraag is afgehandeld. We verwijderen eerder wat niet meer nodig is.
- Klachten en geschillen: zolang de behandeling loopt en daarna alleen voor zover nodig voor een concrete rechtsvordering, rekening houdend met de toepasselijke verjaringstermijn.
- Fiscale administratie: de wettelijk vereiste basisadministratie wordt in beginsel zeven jaar bewaard volgens de fiscale regels. Dit geldt niet automatisch voor ieder contactbericht.
- Spamcodes: de actieve geldigheid is maximaal vijftien minuten. Verlopen registraties worden door de periodieke opruiming van WordPress verwijderd.
- Technische logs en herstelkopieën: niet langer dan nodig voor beheer, herstel en beveiliging. Bij een incident bewaren we de relevante gegevens zolang onderzoek of een rechtsvordering dat nodig maakt. Herstelkopieën worden volgens de cyclus van de gebruikte dienst vervangen en niet gebruikt voor nieuwe commerciële doelen.
- PostNL-registraties: PostNL bepaalt de bewaartermijnen binnen zijn systemen; raadpleeg de verklaring waarnaar hierboven wordt verwezen.
Een wettelijke verplichting of een lopend geschil kan verwijdering tijdelijk verhinderen. In dat geval beperken we de verwerking tot dat doel. Na herstel van een reservekopie voeren we eerder overeengekomen verwijderingen opnieuw uit waar dat nodig is.
7. Met wie we gegevens delen
Alleen mensen die de gegevens voor hun werkzaamheden nodig hebben, mogen ze gebruiken. Afhankelijk van je vraag of transactie kunnen ook onze hosting- en e-mailleverancier, een administratief dienstverlener, betaalprovider of juridisch adviseur gegevens ontvangen. Leveranciers krijgen alleen gegevens die voor hun dienst nodig zijn. Met partijen die uitsluitend in onze opdracht verwerken, maken we de vereiste verwerkersafspraken.
We delen informatie met bevoegde instanties als de wet ons daartoe verplicht. PostNL ontvangt de gegevens die bij zijn dienstverlening horen. We verkopen je persoonsgegevens niet. Wie een eigen wettelijke taak of een eigen dienst uitvoert, kan voor dat deel zelfstandig verantwoordelijk zijn voor de gegevensverwerking.
8. Verwerking buiten de EER
Diensten zoals e-mail kunnen gegevens buiten de Europese Economische Ruimte verwerken. Doorgifte mag alleen plaatsvinden met een geldige AVG-regeling: bijvoorbeeld een adequaatheidsbesluit voor het land of de ontvangende organisatie, of de modelcontractbepalingen van de Europese Commissie met aanvullende maatregelen waar dat nodig is. We mogen niet alleen op de vestigingsplaats van een leverancier afgaan.
Wil je weten welke regeling geldt voor de verwerking van jouw gegevens door onze leveranciers, of een kopie van de toepasselijke waarborgen ontvangen? Neem dan contact met ons op.
9. Cookies, lettertypen en externe websites
Onze openbare website gebruikt geen advertentiecookies, trackingpixels of externe bezoekersstatistieken. Het contactformulier werkt zonder bezoekersaccount en zonder cookies. Lettertypen en afbeeldingen worden vanaf onze eigen website geladen. WordPress kan noodzakelijke cookies plaatsen wanneer een beheerder inlogt; die zijn bedoeld voor de inlogsessie en beveiliging.
We sluiten geen externe kaart of video in. Google Maps en PostNL openen pas als je hun link aanklikt. Op die websites geldt het privacy- en cookiebeleid van de betreffende aanbieder. Telefoon- en e-maillinks openen de daarvoor ingestelde app op je apparaat. Als we later functies toevoegen waarvoor toestemming nodig is, vragen we die voordat de betreffende cookies of technieken worden gebruikt.
10. Je privacyrechten
Je kunt ons vragen welke persoonsgegevens we van je hebben en daarvan een kopie ontvangen. Je kunt onjuiste gegevens laten verbeteren. Onder de voorwaarden van de AVG kun je verwijdering of beperking van de verwerking vragen. Bij verwerking op basis van een gerechtvaardigd belang kun je vanwege je persoonlijke situatie bezwaar maken; we beoordelen dan of we nog een zwaarder wegende reden hebben om door te gaan.
Het recht op gegevensoverdracht geldt voor door jou verstrekte gegevens die we geautomatiseerd verwerken op basis van toestemming of een overeenkomst. Waar we toestemming als grondslag gebruiken, kun je die altijd intrekken. Dat verandert niets aan de rechtmatigheid van de verwerking vóór de intrekking. We gebruiken toestemming niet als algemene grondslag voor alle hierboven beschreven activiteiten.
Vermeld in je verzoek waar het over gaat en op welk adres je bereikbaar bent. We reageren zonder onnodige vertraging en uiterlijk binnen één maand. Als een verzoek complex is of je meerdere verzoeken doet, kan die termijn met maximaal twee maanden worden verlengd; we laten binnen de eerste maand weten waarom. We controleren je identiteit op een manier die bij het verzoek past. Stuur niet uit jezelf een volledige kopie van je identiteitsbewijs.
Een verzoek is in beginsel kosteloos. Als we niet volledig aan een verzoek kunnen voldoen, leggen we de reden en je mogelijkheden om daartegen op te komen uit. Je kunt rechtstreeks een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens; je hoeft daarvoor niet eerst onze klachtenprocedure te doorlopen.
11. Bescherming van gegevens
We beperken toegang tot persoonsgegevens en beveiligen het contactformulier tegen misbruik. Beveiliging omvat daarnaast passend beheer van accounts, updates, mail en hosting. Bij een vermoeden van een datalek kun je direct contact opnemen met de ondernemer. We onderzoeken het incident en informeren de toezichthouder en betrokken personen als de wet dat vereist.
We nemen geen besluiten met rechtsgevolgen of een vergelijkbaar aanzienlijk effect die uitsluitend op geautomatiseerde verwerking zijn gebaseerd. We maken geen commerciële bezoekersprofielen. Het blokkeren van vermoedelijke spam is een beveiligingsmaatregel; je kunt ons dan nog telefonisch of rechtstreeks per e-mail bereiken.
12. Wijzigingen in deze verklaring
Als onze werkwijze of dienstverlening verandert, werken we deze verklaring bij. Bij wezenlijke veranderingen informeren we betrokken personen waar dat nodig is. Bovenaan staat de datum van deze versie. Een nieuwe tekst verandert niet achteraf de grondslag voor eerder gebruik van je gegevens.